ACCESS: TABLAS,CONSULTAS,FORMULARIOS E INFORMES.

Microsoft Access es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse.

Tablas:

Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos.

Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto.

Campos y registros:

Cada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista casi la podríamos confundir con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales:

En Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un único registro que reúne la información de un elemento de la tabla. Cada campo de Access sólo puede tener un tipo de datos: o sólo texto, o sólo números.

Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos específicos de tablas específicas;

Seleccionar informaciones vía criterios;

Mostrar las informaciones en varios órdenes;

Obtener datos de varias tablas simultáneamente;

Calcular totales;

Crear formularios e informes;

Crear otras consultas y gráficos.

Los informes nos sirven para realizar listados por impresoras de los datos de una tabla. Estos listados se pueden personalizar o bien utilizar un asistente (parecido al de los formularios)

De hecho, la función de los informes y los formularios es muy parecida: mejorar el aspecto de la tabla con colores, fondos, etc.

Para Access, un formulario no es más que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas, y

a sabes que cuando trabajas con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido al formato de una hoja de cálculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras normalmente en color negro. Algo monótono.

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